ما هو إغلاق السنة المالية وما هي خطواته؟
يُعرف أيضًا مصطلح إغلاق السنة المالية باسم “إغلاق الدفاتر” وهو عملية تأكيد وتسوية والتحقق من تجميع كافة المعاملات المالية ودفاتر الأستاذ الخاصة بالشركة للسنة المالية الماضية. وهذا يشمل حساب المصروفات والدخل والأصول والاستثمارات ورأس المال وما إلى ذلك.
الهدف هو إنتاج تقرير مالي نهائي للشركة يتضمن جميع القوائم المالية.
هذه القوائم يتم استخدامها من قبل أطراف متعددة داخلية وخارجية مثل الإدارة، المستثمرين، البنوك، الجهات الحكومية وغيرها.
مدة السنة المالية
غالبا ما تكون السنة المالية هي فترة الـ 12 شهراً التي تلبي السنة التقويمية من يناير إلى ديسمبر، ولكن يمكن أيضاً أن تبدأ في تاريخ تسجيل النشاط التجاري.
التحقق من الحسابات
في نهاية العام، يقوم المحاسبون بالتحقق بعناية من جميع نفقات الشركة والإيرادات والحسابات الدائنة والذمم المدينة واختبار أي تناقضات. كما يتم التواصل مع الموظفين المعنيين للحصول على المعلومات أو المستندات المفقودة لحل أي تباينات وإجراء أي تعديلات.
لماذا إغلاق السنة المالية بهذه الصعوبة؟
الاستعداد لإغلاق السنة المالية مليء بالتحديات. فيما يلي بعض المشكلات الشائعة التي تواجهها الشركات خلال السنة المالية والتي تجعل الإغلاق المالي مليء بالتحديات:
المشاكل الشائعة أثناء إغلاق السنة المالية
- الإيصالات والفواتير المفقودة: تحتاج أي شركة الى إنفاق الأموال للقيام بأعمالها والوسع، لكن تتبع الإيصالات الورقية المرتبطة بصرف هذه الأموال وفواتير الموردين يعد نقطة ضعف متكررة. بالنسبة لعمليات الإغلاق الدورية، يمكن لهذه العناصر المفقودة أن تؤخر بشكل كبير تسويات المصروفات والمهام الأخرى.
- خطأ بشري: يعد التوفيق بين أكوام الأوراق كلها في وقت واحد أمراً صعبا حتى بالنسبة للمحاسبين الأكثر تنظيماً. تحدث الأخطاء عندما يعالج البشر عددا كبيرا من المستندات المعقدة. لسوء الحظ، يمكن حتى لخطأ إملائي بسيط أو مستند في غير مكانه أن يتسبب في الكثير من الضرر.
- إدخال البيانات يدوياً: يعد إدخال البيانات يدوياً في جداول الإكسيل مضيعة للوقت وعرضة للخطأ، ولكنه أيضاً أحد أكثر طرق المحاسبة شيوعاً. مع برامج المحاسبة، تتوفر الآن طريقة أكثر دقة وكفاءة لتسجيل البيانات وإدخالها في دفاتر الأستاذ المالية.
- التواصل غير الفعال: غالباً ما يضطر المحاسبون إلى تعقب الموظفين لعدم وجود وثائق وتفسيرات لبعض المعاملات. يؤدي هذا غالباً إلى سلاسل بريد إلكتروني غير منتجة. مليئة بالمعلومات الزائدة عن الحاجة لإكمال ما يجب أن يكون مهمة بسيطة نسبياً.
هذه بعض المشاكل التي قد تسبب الإرهاق وتجعل عملية الاغلاق صعبا ومضيعة للوقت، ولكن كيف يمكن تبسيط العملية؟
كيفية جعل الإغلاق السنوي أسهل
الخبر السار هو أن هناك حلًا بسيطاً وفعالاً لجعل محاسبة نهاية العام أقل إرهاقاً: التخطيط للمستقبل.
إقرأ أيضاً أكثر عن اهمية الموازنة النقدية في حماية الشركة من خطر الإفلاس .
خطوات تسهيل إغلاق السنة المالية
-
قم بإعداد جدولا لإغلاق:
حدد التواريخ الهامة والأنشطة التي يجب أن يكملها كل منهم. وتشمل هذه المواعيد النهائية لإعداد التقارير ومعالجة البيانات وتاريخ الإغلاق المالي. أنشئ تقويماً بمواعيد مستهدفة لتجنب فقدان أي مواعيد نهائية حاسمة.
اقرأ المزيد عن : 6 مشاكل تقتل الشركات الصغيرة
2. قم بتحصيل الفواتير والإيصالات المستحقة:
تأكد من أن موظفيك يفهمون ما يحتاجون إليه وامنحهم متسعا من الوقت لتقديم مستنداتهم مع توقع حدوث تأخير.
3. دقق الأصول:
دقق جميع الحسابات النقدية وتأكد من تسجيل إدخالات التسوية.
قارن حسابات المخزون بالمخزون المادي (إن أمكن)
راجع اهتلاك الأصول الثابتة
4. التسويات:
تأكد من تطابق المعاملات المسجلة مع الأدلة الموجودة في كشوف حساب بطاقتك الائتمانية، وكشوف الحسابات المصرفية، والفواتير، والإيصالات. تأكد من أهمية كل سنت في التحضير لمراجعة نهاية العام.
5. إغلاق الحسابات المدينة والدائنة:
قارن المبلغ المستلم أو المدفوع بالمبلغ المستحق. تحتاج إلى التأكد من أن جميع سجلات الأموال التي تدخل وتخرج من عملك تتطابق مع ما حدث بالفعل. إذا كان هناك رصيد معلق، فقم بإنشاء إدخال تعديل لإدخال دفتر اليومية الأصلي.
6. استحقاق حسابات القبض:
يجب إضافة حسابات القبض المدفوعة في نهاية العام كرصيد دائن إلى بيان الدخل ورصيد مدين إلى الميزانية العمومية. يضمن القيام بذلك أن تبدأ السنة المالية التالية ببيانات مالية صحيحة.
7. استحقاق الذمم الدائنة:
يجب تسجيل الخصوم المستحقة كخصوم أو مصروفات معلقة في الميزانية العمومية. يعد تتبع جميع ديون شركتك أمراً بالغ الأهمية لإدارة أموالك بشكل فعال..
8. ضبط المنح والاستحقاقات:
قم بإدراج أي منح أو مستحقات تم تلقيها خلال السنة المالية. وتشمل هذه المساهمات الحكومية والإعفاءات الضريبية الخاصة والمنح الخاصة.
في النهاية أود أن أضيف أنه من أهم ما عليك فعله في نهاية السنة هو إغلاق الحسابات فمن دونه لا يمكن أن تبدأ السنة المالية الجديدة.
وبإمكانكم الآن أين ما كنتم التواصل معنا عبر واتساب لنضمن لكم إغلاق صحيح لهذه السنة ولا تنسوا أننا نغطي هذه الخدمة أونلاين أيضاً Whatsapp
يمكنك ان تقرأ أيضاً عن مؤشرات قياس الأداء لشركتك الناشئة و أسباب نجاح وفشل المشاريع
